株式会社VTL（以下「当社」といいます。）は、個人情報保護の重要性について認識し、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）を遵守すると共に、以下のプライバシーポリシー（以下「本プライバシーポリシー」といいます。）に従い、適切な取扱い及び保護に努めます。
なお、本プライバシーポリシーにおいて別段の定めがない限り、本プライバシーポリシーにおける用語の定義は、個人情報保護法の定めに従います。
1. 個人情報の定義および法令等の遵守
本プライバシーポリシーにおいて、個人情報とは、生存する個人に関する情報であって、次の各号のいずれかに該当するものをいいます。
- 当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等（文書、図画若しくは電磁的記録に記載され、若しくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて表された一切の事項をいいます。）により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含みます。）
- 個人識別符号が含まれるもの
また、当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針、その他規範を遵守します。
2. 個人情報の利用目的
当社は、個人情報を以下の目的で利用いたします。
- 当社が提供するサービス（以下総称して「当社サービス」といいます。）の提供のため
- 当社サービスに関する料金のご請求、ご案内、お問い合せ等への対応のため
- ご本人確認及び認証サービスのため
- 不正行為又は違法となる可能性のある行為を防止するため
- 現在提供している当社サービス又は今後提供を検討している当社サービスに関するアンケート実施のため
- 当社サービスのユーザー（以下「ユーザー」といいます。）からのお問い合わせに対する対応のため
- 今後の当社サービスに関する新企画立案を行い提供するため
- システムメンテナンス、不具合対応のため
- キャンペーン等の抽選及び賞品や商品発送のため
- 当社の商品、サービス等のご案内のため
- 当社サービスに関する当社の規約、ポリシー等（以下「規約等」といいます。）に違反する行為に対する対応のため
- 当社サービスに関する規約等の変更などを通知するため
- ユーザーのサービスの利用の状況等に関する情報を分析して当社サービスの改善、新サービスの開発等に役立てるため
- 雇用管理及び社内手続のため（役職員の個人情報について）、人材採用活動における選考及び連絡のため（応募者の個人情報について）
- 株主管理、会社法その他法令上の手続対応のため（株主、新株予約権者等の個人情報について）
- 当社サービスに関連して、個人を識別できない形式に加工した統計データを作成するため
- その他、上記利用目的に付随する目的のため
3. 個人情報利用
3.1 当社は本人の同意を得ず、利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱いません。また、目的外利用を行わないための措置を講じます。但し、個人情報保護法その他の法令により許容される場合や、次の場合はこの限りではありません。
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
- 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
- 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
- 学術研究機関等に個人データを提供する場合であって、当該学術研究機関等が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）。
3.2 当社は、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により個人情報を利用しません。
4. 個人情報の適正な取得
4.1 当社は、適正に個人情報を取得し、偽りその他不正の手段により取得しません。
4.2 当社は、次の場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで、要配慮個人情報（個人情報保護法第2条第3項に定義されるものを意味します。）を取得しません。
- 第3.1項第1号から第4号までのいずれかに該当する場合
- 学術研究機関等から要配慮個人情報を取得する場合であって、当該要配慮個人情報を学術研究目的で取得する必要があるとき（当該個人情報取扱事業者と当該学術研究機関等が共同して学術研究を行う場合に限る。）
- 当該要配慮個人情報が、本人、国の機関、地方公共団体、学術研究機関等、個人情報保護法第57条第1項各号に掲げる者その他個人情報保護委員会規則で定める者により公開されている場合
- 本人を目視し、又は撮影することにより、その外形上明らかな要配慮個人情報を取得する場合
- 第三者から要配慮個人情報の提供を受ける場合であって、当該第三者による当該提供が第7.1項各号のいずれかに該当するとき
4.3 当社は、第三者から個人情報の提供を受けるに際しては、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、次に掲げる事項の確認を行います。ただし、当該第三者による当該個人情報の提供が第3.1項各号のいずれかに該当する場合又は第7.1項各号のいずれかに該当する場合を除きます。
- 当該第三者の氏名又は名称及び住所、並びに法人の場合はその代表者の氏名
- 当該第三者による当該個人情報の取得の経緯
5. 個人情報の安全管理
当社は、個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏洩などのリスクに対して、合理的な安全対策及び是正措置を講じ、個人情報の安全管理が図られるよう、当社の従業員に対し、必要かつ適切な監督を行います。また、当社は、個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合は、委託先において個人情報の安全管理が図られるよう、必要かつ適切な監督を行います。
| 基本方針の策定 | 個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針として、本プライバシーポリシーを策定 |
|---|---|
| 個人データの取扱いに係る規律の整備 | 取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人データの取扱規程を策定 |
| 組織的安全管理措置 | 1) 個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備 2) 個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施 |
| 人的安全管理措置 | 1) 個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施 2) 個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載 |
| 物理的安全管理措置 | 1) 個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施 2) 個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施 |
| 技術的安全管理措置 | 1) アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定 2) 個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入 |
6. 漏洩時の報告等
当社は、当社の取り扱う個人情報の漏洩、滅失、毀損等の事態が生じた場合において、個人情報保護法の定めに基づき個人情報保護委員会への報告及び本人への通知を要する場合には、かかる報告及び通知を行います。
7. 第三者提供
7.1 当社は、第3.1項各号のいずれかに該当する場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人情報を第三者に提供しません。但し、次に掲げる場合は上記に定める第三者への提供には該当しません。
- 利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取扱いの全部又は一部を委託することに伴って個人情報を提供する場合
- 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報が提供される場合
- 個人情報保護法の定めに基づき共同利用する場合
7.2 第7.1項の定めにかかわらず、当社は、外国にある第三者に個人情報を提供する場合には、あらかじめ外国にある第三者への提供を認める旨の本人の同意を得るものとします。
7.3 第7.2項に基づき本人の同意を得る場合、当該外国の名称、当該外国における個人情報の保護に関する制度に関する情報、当該第三者が講じる個人情報の保護のための措置に関する情報について本人に提供するものとします。
7.4 当社は、個人情報を第三者に提供したときは、個人情報保護法第29条に従い、記録の作成及び保存を行います。
7.5 当社は、第三者から個人情報の提供を受けるに際しては、個人情報保護法第30条に従い、必要な確認を行い、当該確認にかかる記録の作成及び保存を行うものとします。
8. 個人情報等の開示
8.1 当社は、本人から、個人情報保護法の定めに基づき個人情報の開示を求められたときは、本人ご自身からのご請求であることを確認の上で、本人に対し、遅滞なく開示を行います。但し、個人情報保護法その他の法令により、当社が開示の義務を負わない場合は、この限りではありません。
8.2 開示等のお求めは、下記個人情報問い合わせ係にお申し出ください。
- 相談窓口：株式会社VTL 個人情報保護管理責任者（片倉 健）
- 住所：東京都千代田区麹町4-5-20 KSビル 8F
- 連絡先：info@vitaly-cloud.com
9. 個人情報の訂正等
当社は、本人から、個人情報が真実でないという理由によって、個人情報保護法の定めに基づきその内容の訂正、追加又は削除を求められた場合には、本人ご自身からのご請求であることを確認の上で、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、個人情報の内容の訂正等を行い、その旨を本人に通知します。
10. 個人情報の利用停止等
当社は、本人から、個人情報保護法の定めに基づきその利用の停止又は消去、若しくは第三者への提供の停止を求められた場合において、そのご請求に理由があることが判明した場合には、本人ご自身からのご請求であることを確認の上で、遅滞なく個人情報の利用停止等又は提供停止を行い、その旨を本人に通知します。
11. Cookie（クッキー）その他の技術の利用
当社のウェブサイト上にユーザーがアクセスする際、当社はCookie、IPアドレス、端末の種類等の技術情報を取得する場合があります。これらの情報はユーザーの利用環境を分析し、より良いサービスの提供のため、また正常なサービス提供を妨害する不正行為防止のために利用いたします。
当社は、ウェブサイトの利用状況を把握するため、Google LLC が提供するアクセス解析ツール「Googleアナリティクス」を利用しています。Googleアナリティクスは Cookie を使用して、個人を特定しない形式で利用情報を収集します。収集された情報は Google のプライバシーポリシーに基づいて管理されます。ブラウザの設定による Cookie の無効化、または Googleアナリティクス オプトアウト アドオン の利用により、データ収集を停止することができます。
12. お問い合わせ
開示等のお申出、ご意見、ご質問、苦情のお申出その他個人情報の取扱いに関するお問い合わせは、下記の窓口までお願い致します。
- 〒102-0083 東京都千代田区麹町4-5-20 KSビル 8F
- 株式会社VTL（代表取締役 片倉 健）
- 個人情報保護管理責任者：片倉 健
13. 継続的改善
当社は、個人情報の取扱いに関する運用状況を適宜見直し、継続的な改善に努めるものとし、必要に応じて、本プライバシーポリシーを変更することがあります。
制定：2015年4月16日
最終改定：2023年12月23日